Корпоративная карта — эффективный инструмент оптимизации расходов на деловые поездки

О корпоративных платёжных картах в Казахстане знают не многие, при этом большинство знающих об этих картах считают этот банковский продукт некой привилегией, которую компания предоставляет своим руководящим сотрудникам для повышения их удобства во время командировок.

В Европе и Америке корпоративными картами пользуются давно. Согласно исследованию Международной ассоциации делового туризма (Global Business Travel Association), в 2013 году в среднем компании оплачивали с помощью корпоративных карт более 70% командировочных расходов. Каждый четвертый респондент (26%) заявил, что в его компании 90% трат в поездке покрывается денежными средствами с корпоративной карты. Еще 31% участников исследования сообщили, что в их организациях аналогичный способ оплаты используется в 75-89% случаях. По данным GBTA, 67% корпораций оплачивают по карте три четверти командировочных расходов. Опрос проводился среди 242 тревел-менеджеров в Западной Европе и США.

В Казахстане эти карты  только начинают использовать, несмотря на то, что большинство отечественных банков давно имеет их в своих продуктовых линейках. И надо сказать, что выбор довольно широк: международные платежные системы давно предлагают свои решения для бизнес путешественников – Visa Business, MasterCard Business, American Express… У каждого есть свои преимущества и привилегии (вплоть до беспроцентного периода кредитования до 60 дней). Однако, активность использования этих решений в Казахстане далека от желаемого уровня.  

Как сказал представитель одного из банков РК – как правило, в нашей стране ими пользуются только крупные отечественные компании и большинство иностранных.

По оценкам экспертов, в Казахстане лишь 10-15 % предприятий МСБ используют корпоративные карточки. Далеко не все менеджеры банков охотно разъясняют потенциальным клиентам преимущества, которые может получить компания, используя корпоративные карты. Подчеркивается низкая активность финансовых институтов страны в продвижении этого вида платежных решений.

Почему так происходит?

Манарбек Абенов, эксперт в банковской сфере, также отмечает слабый уровень развития корпоративных карточек: “В Казахстане, культура использования корпоративных карточек, по сути, отсутствует. Даже у топ-менеджеров крупных компаний, как правило, имеются платежные карточки от нескольких банков, но ни одной корпоративной. Причина в том, что зачастую банковские специалисты не знают и не предлагают клиентам данные карты. Хотя, использование корпоративных карточек, помогает компаниям централизовать часть своих расходов и упростить мониторинг хозяйственных расходов“.

Как отмечают специалисты, внедрить привлекательную программу корпоративных карт — процесс не простой и быстрый, который, возможно, даст отдачу в долгосрочной перспективе. Некоторые банкиры говорят, что проще и выгоднее выдавать многомиллионные кредиты, чем заниматься продвижением корпоративных карт. Вот и получается, что многие казахстанские компании даже и не знают обо всех преимуществах корпоративных карт.

Справедливости ради надо сказать, что и в целом казахстанцы не очень-то охотно пользуются платежными картами – будь то розничные или корпоративные. И причин этому немало: привычка, боязнь мошенничества с карточными счетами, недостаток информации у населения о возможностях карт, недостаточно развитая эквайринговая сеть и её неравномерное региональное распределение, нежелание коммерсантов устанавливать POS терминалы, зачастую невысокий уровень обслуживания держателей карт….

Так в чем же заключается суть корпоративной карты?

Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юридического лица. Предназначена она для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Возможное количество открываемых карт к счёту определяется каждым банком по своему усмотрению.

Корпоративная карта может быть виртуальной (увы, пока широко не распространенный продукт в Казахстане), либо на физическом носителе.

Каковы преимущества корпоративных карт для бизнеса и пользователя ?

Рассмотрим привычную для многих компаний ситуацию: человек собирается в бизнес поездку. Если у него нет корпоративной карты, то он должен рассчитать, согласовать и получить определенную сумму авансом. Он тратит свое время, финансовый менеджер тратит время на проверку расчетов; бухгалтер — на выписку расходного ордера; кассир — на выдачу средств. Если же у работника есть корпоративная карта, вся эта цепь сокращается, следовательно, организация задействует меньше ресурсов и экономит на накладных расходах. Далее — он вернулся. Не всегда получается потратить аванс с точностью до тиынки, а значит, работник должен либо вернуть часть денег обратно, либо дополучить израсходованные сверх аванса. Значит, снова вся «цепочка» тратит время на эти операции.

Кроме того, известно, что в любой компании вся информация о тревел расходах — где, когда, сколько и на что потрачено деловым путешественником — впоследствии используется для бухгалтерского и финансового учетов. Но каким образом эти данные попадают в систему?

Опыт показывает, что сотрудники многих организаций до сих пор либо самостоятельно заносят информацию в программу вручную, либо отдают кучу бумажных чеков, квитанций и других документов коллегам из бухгалтерии, а те опять же вручную вводят их в систему. Налицо бумажная волокита и потеря времени. Более продвинутым и эффективным решением для передачи данных является корпоративная карта.

Корпоративная карта — это, в первую очередь, инструмент для оптимизации бизнес-процессов и расходов самой компании. Компания может существенно облегчить себе жизнь, интегрировав технологию передачи данных о транзакциях платежной системы с платформой по управлению расходами, которую использует. Все данные об операциях могут поступать туда напрямую в автоматическом режиме и в дальнейшем анализироваться для выявления расходов, не соответствующих тревел-политике. Преимущества такой интеграции для компании — оперативность, экономия и контроль. По оценкам специалистов более 60% компаний в мире интегрировали корпоративные карты в свои системы управления расходами.

С помощью корпоративной карты можно лимитировать не только сумму для снятия, но и перечень услуг, за которые можно расплатиться картой. Например, компания хочет запретить использование своих карт в казино, ювелирных магазинах и др. Банк устанавливает ограничения, и покупки в таких торговых точках становятся невозможны.

Ну и, конечно же, платежная карточка – это удобство, безопасность, круглосуточный доступ к деньгам, возможность совершать покупки в Интернет, снижение риска потери денежных средств… 

Необходимо отметить, что использование корпоративных карт выгодно не только путешественнику и его работодателю, но также и авиаперевозчикам, гостиницам и туристским компаниям, то есть всем участникам этого рынка. Удобства здесь также очевидны: безопасность, гарантия платежей, отчетность, оперативность…

Подчеркивая важность применения современных платежных решений и технологий, глава «Abacus Central Asia», Павел Спицын, отметил: «Корпоративные кредитные карты являются эффективным способом построения выгодных систем взаиморасчетов с поставщиками услуг в туристской индустрии. Использование корпоративных кредитных карт позволяет оптимизировать и упростить взаиморасчеты между компаниями и их агентами по поездкам. Корпоративные кредитные карты позволяют получить доступ к уникальным услугам по уникальной цене. Например, бронирование низкобюджетных перевозчиков или отелей по очень привлекательным тарифам, предлагаемые системой бронирования Abacus/Sabre».

Итак, исходя из всего вышесказанного, очевидно, что корпоративная платёжная карта является очень удобным, безопасным и эффективным инструментом контроля и оптимизации расходов тревел бюджета. И мировая практика это доказывает. Подобная практика должна стать стандартной и в Казахстане, поскольку она является одним из признаков цивилизованного рынка делового туризма, к которому мы постепенно движемся.

Источник: Abacus